O convênio depositou. Mas aquele valor corresponde a tudo o que a sua clínica deveria receber?
Para responder, é preciso comparar os atendimentos faturados, o demonstrativo da operadora e o crédito no banco. Essa conferência é a conciliação de recebimentos. Ela ajuda a separar o que foi pago, o que ainda está no prazo, o que atrasou e o que foi glosado.
Uma diferença merece investigação. Sozinha, ela não confirma uma perda.
O depósito mostra que houve uma entrada. A conciliação explica o que ela realmente pagou.
Por que olhar apenas o extrato não basta
Um crédito da operadora pode reunir vários atendimentos, lotes ou períodos. Ele não explica, por si só, quais itens foram pagos nem por que outros ficaram de fora. Dar baixa em toda a cobrança apenas porque existe um depósito pode esconder pendências. Também pode acontecer o contrário: tratar como atraso um valor cujo vencimento ainda não chegou.
A pergunta útil é mais específica: a quais cobranças esse crédito corresponde, e o que permanece em aberto?
Os três registros que precisam conversar
- Faturamento enviado: guias, procedimentos ou lotes apresentados à operadora, com valores e protocolos.
- Demonstrativo da operadora: itens analisados, valores reconhecidos, glosas e descontos discriminados.
- Extrato bancário: créditos efetivos, identificados o suficiente para serem ligados ao demonstrativo.
O contrato e seus aditivos completam essa leitura: ajudam a conferir valores pactuados, procedimentos de cobrança e vencimentos. Quando houver retenções tributárias, a contabilidade deve verificar sua natureza e documentação.
Um exemplo para enxergar a diferença
Considere uma situação hipotética, sem retenções, descontos ou ajustes adicionais. A clínica apresentou R$ 10.000 em cobranças e identificou R$ 8.000 em créditos correspondentes.
| Situação | Valor | Próximo passo |
|---|---|---|
| Cobranças com vencimento futuro | R$ 1.000 | Manter na previsão |
| Itens glosados | R$ 600 | Analisar motivo e contestação |
| Cobranças vencidas e não pagas | R$ 400 | Conferir contrato e acompanhar |
Chamar os R$ 2.000 de prejuízo seria precipitado. Considerar que tudo será recebido automaticamente também seria inadequado. Cada parcela exige uma ação diferente.
O que é glosa no faturamento de uma clínica
Glosa é a recusa, total ou parcial, de um valor apresentado para pagamento. Ela pode envolver questões administrativas ou técnicas. Para entender o caso, é necessário consultar a justificativa da operadora e os documentos relacionados ao atendimento e à cobrança.
Glosa não é sinônimo de atraso. No atraso, o ponto a verificar é uma obrigação vencida e não paga. Na glosa, existe uma recusa sobre um item cobrado, que precisa ser compreendida e, quando houver fundamento, contestada.
O que conferir no contrato antes de contestar
A ANS determina que os contratos abrangidos pela RN 503 estabeleçam prazos e procedimentos de faturamento e pagamento. A rotina deve prever hipóteses de glosa, prazo para contestação, prazo de resposta e pagamento quando a glosa for revogada.
Por isso, não use um prazo genérico encontrado na internet para todos os convênios. Consulte o contrato, os aditivos e o procedimento daquela cobrança. Leia a orientação da ANS sobre faturamento e pagamento e o texto da RN 503.
Como organizar uma rotina de conferência
Separe por operadora e vencimento. Uma lista única dificulta perceber o que ainda pode entrar e o que já precisa de acompanhamento.
Relacione cada crédito à cobrança correspondente. Se um depósito liquidar vários itens, detalhe a composição no controle.
Classifique as divergências. Use situações claras, como a vencer, vencido, glosado, em contestação e recebido. Retenções e ajustes precisam de classificação própria.
Defina quem acompanha cada pendência. A pessoa responsável deve saber qual documento falta, qual ação cabe agora e quando verificar o retorno.
Conclua a conferência quando houver evidência. Se a glosa for revertida, acompanhe também o pagamento e a baixa correspondente.
Checklist para o próximo repasse
- O crédito está vinculado a um demonstrativo e às respectivas cobranças?
- Os valores foram comparados com o que foi enviado e contratado?
- O saldo foi separado entre a vencer, vencido e glosado?
- Retenções e ajustes foram identificados e documentados?
- Cada glosa tem justificativa, prazo e responsável?
- As contestações possuem protocolo e registro da resposta?
O que vale acompanhar ao longo do tempo
Observe o saldo vencido por operadora, os motivos de glosa que se repetem e os itens sem resposta ou responsável. Ao comparar períodos, mantenha o mesmo critério.
A ANS mantém um Painel de Indicadores de Glosa. Confira a competência e as notas metodológicas antes de usar os dados; eles não substituem a análise dos documentos da clínica.
Dúvidas que aparecem na rotina
Todo valor recebido a menos é glosa?
Não. Pode existir vencimento futuro, atraso, retenção, ajuste ou divergência ainda não identificada.
Uma glosa pode ser revertida?
Pode, quando a análise e a contestação demonstram que a cobrança é devida. Recurso apresentado não é garantia de recebimento.
Quem deve conferir os repasses?
A clínica precisa definir um responsável e uma rotina compartilhada. O faturamento reúne cobranças e glosas; o financeiro concilia; a contabilidade orienta registros e o tratamento de retenções e ajustes dentro do escopo contratado.
Como a SeneCon pode ajudar
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Sua clínica consegue explicar cada diferença?
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